Categories
Business eDržava Ekonomija

Konfuzija oko eRačuna

Ako ste poduzetnik ili se bavite računovodstvom, tada ste u proteklih nekoliko mjeseci sigurno primjetili diskusiju oko toga što elektronički račun doista jest?

eRačuni su kod nas obavezni prilikom slanja javnim naručiteljima od 1. srpnja 2019. (iako ima niz izuzetaka), te se samo djelomično koriste u poslovanju između poduzetnika. Po aktualnim planovima porezne uprave, očekuje se da će vrlo uskoro u javnosti završiti zakonski i podzakonski prijedlozi o tzv. fiskalizaciji 2.0 koja će uključivati obveznu razmjenu računa između pravnih osoba putem sustava eRačuna. Dakle neosporno je da su eRačuni već sada dio poslovne prakse te će njihovo korištenje odjednom višestruko narasti. Nuspojava obveze razmjene računa između poslovnih subjekata je i to što će porezna uprava imati direktni uvid u sadržaje računa u realnom vremenu; to s jedne strane omogućuje daleko veći nadzor poduzetnika ali će u perspektivi omogućiti i smanjenje izvještajnog tereta nad samim poduzetnicima (čisto informacije radi, postoje europske države gdje ovakav sustav postoji već godinama). Nadam se da će fiskalizacija 2.0 biti posložena malo liberalnije od fiskalizacije za promete u gotovini jer obveza digitalnog potpisivanja kreira odgovarajući teret na infrastrukturu i zahtjeva organizacijske pripreme i vjerojatno promjene. Fiskalizacija 2.0 je moguće rješiva na način da smo šaljete račune, dok bi timestamp i digitalni potpis mogao odraditi posrednik prilikom preuzimanja a prije odašiljanja u pretinac primatelja.

Cijela problematika koja se dogodila, opisana je u mnogim tekstovima (poput ovoga), te je bila dio raznih javnih konverzacija, na jednoj od njih sam i ja bio pozvan sudjelovati.

Elektronički račun je u osnovi digitalno potpisani XML zapis koji je strukturiran po odgovarajućim standardima. Ideja elektroničkih računa je višestruka ali načelno riječ je o digitalnom dokumentu koji je namijenjen razmjeni između računalnih sustava, pa ako ste to ispravno posložili onda će vaš ERP sustav izdati fakturu i poslati je odgovarajućem kupcu koji će taj račun zaprimiti i “importirati” u svoj računalni sustav koji će potom automatski upariti to sa zapisom o vama kao dobavljaču, a ako je sve ispravno popunjeno onda će upariti i račun s odgovarajućim ugovorom ili narudžbom, a stavke računa ispravno povezati s odgovarajućim primkama/otpremnicama, osnovnim sredstvima ili troškovnim pozicijama (ako ste dobro sve skupa posložili kroz pravila knjiženja i povezivanja). Primarna prednost elektroničkih računa je to što su isporučeni gotovo instant i postoji jasna sljedivost kretanja računa, što nema prepisivanja podataka (dakle manje grešaka), te što stvaraju uštedu u razmjeni. Znam da mnogi protestiraju na troškovima eRačuna, no kada to stavite u perspektivu ispisa računa, kuvertiranja, odlaska na poštu, poštarine (skupa s vremenom koje se troši na otpremu, zaprimanje i obradu), tada o tome uopće ne bi trebali raspravljati osim ako mislite da je vaše vrijeme besplatno (u kojem slučaju vam očajno treba mali tečaj iz stvarnih troškova poslovanja).

Osim ovih prednosti elektroničkih računa, jedan od parametara koje osobito morate imati na umu je pitanje vjerodostojnosti dokumentacije, a ona je definirana na mnogim mjestima ali za poduzetnike je to uglavnom Zakon o računovodstvu. Tricky part je u tome što elektronički račun da bi bio smatran vjerodostojnim mora biti sačuvan/arhiviran u njegovom izvornom obliku a to bi bila XML datoteka. Sasvim je svejedno gdje se ona nalazi ali mora biti u svom nepromijenjenom izvornom obliku koji nije nimalo čitljiv ljudima. Kako je 90+% svih poduzetnika kod nas u kategoriji obrta, mikro i malih, većina njih (myself included) funkcionira na način da koriste različite metode računovodstva koje opet uglavnom koriste ručne upise u različite knjigovodstvene softvere. I tu otprilike nailazimo na problem, jer su mnogi i već godinama elektroničke račune krenuli ispisati u tzv. vizualizaciju no to je samo vizualna reprezentacija XML dokumenta i tako ispisani dokument nije vjerodostojni dokument. To pak znači da ako vam dođe porezni ili drugi nadzor u kontrolu, i ako postavi takvo pitanje, da im morate ponuditi da pregledaju i originalne XML datoteke, jer ako takvih dokumenata nemate tada poreznici mogu te transakcije proglasiti nevažećima pa ste u mogućnosti izgubiti pravo na knjiženje troška, povrata PDV-a i tko zna što sve još.
Za razliku od papirnatog računa koji ima svoj jasni izvornik (a kojeg potom možete umnožavati u neograničenom broju kopija), u digitalnom svijetu je koncept “izvornika” malo kompliciraniji i u biti neprimjenjiv pojam budući da su sve kopije međusobno istovjetne. Svejedno, u slučaju eRačuna se točno zna što se može smatrati izvornikom tj. vjerodostojnim dokumentom. Ispis vizualizacije koja je nastala iz XML datoteke i potom arhiviranje takve vizualizacije u papirnatom ili čak digitalnom obliku nije prihvatljivo jer nema načina da se utvrdi da li je riječ o izvornom dokumentu ili je riječ o krivotvorini.

Poanta je dakle da morate paziti na svoju arhivu eRačuna te ih morate čuvati propisanih 11 godina. Ne moram objašnjavati da je 11 godina jako puno i pokušajte na svojim diskovima pronaći dokumente koje ste stvarali daleke 2014. godine? U međuvremenu ste promijenili nekoliko računala te se možda koje od njih i pokvarilo pa su neki podaci nestali, a backup ako imate pitanje je da li radi na ispravan način (kopiranje podataka na eksterni USB nije backup, imate puno dojam backupa ali su takvi diskovi i USB mediji jednostavno podložni kvarenju). Pravi backup uključuje 3-2-1 pravilo, što znači da imate najmanje tri kopije svojih podataka, na najmanje dva različita medija te je najmanje jedna od tih kopija pospremljena na udaljenoj lokaciji (kao zaštita od krađe ili neke nepogode poput npr. potresa, požara ili poplave). Malo tko ima podatke tako arhivirane, a ako i imate onda znate da takav sustav arhiviranja ima svoje jasne troškove u opremi, software-u, uloženom vremenu i održavanju (da ne kažemo da tijekom 11 godišnje obveze čuvanja arhive morate promijeniti opremu najmanje dvaput, potencijalno triput a da bi je održali u zoni sigurne upotrebe). Morate se dakle pouzdati da su podaci sigurno spremljeni kod vas, vašeg knjigovođe ili možete ugovoriti uslugu arhiviranje kod vašeg posrednika elektroničkih računa (gdje će trošak arhive uvijek biti manji nego da to sami odradite po “pravilima struke”).

Posrednici za razmjenu elektroničkih računa su zanimljivi koncept i najbolja analogija koju mogu smisliti je da su oni poput telekoma s kojima imate ugovor o pružanju usluga. Oni osiguravaju infrastrukturu koja je nužna da bi elektronički račun stigao do vas. Zanimljiva razlika kod elektroničkih računa je u tome da možete imati više od jednog dobavljača tih usluga te da ne postoji jedno mjesto gdje završavaju svi eRačuni nego ih može biti više – što može kreirati konfuziju. Zamislite da imate dva mobilna telefona, jedan je npr. 091 a drugi 099. U normalnoj upotrebi, svi pozivi prema 091 će završiti na 091 telefonu i obrnuto; no u slučaju distribucije elektroničkih računa, ako netko s 091 (posrednikom) pokuša poslati na 099 (posrednika), ako imate otvoren račun kod 091 posrednika, račun će završiti u 091 pretincu (i potencijalno “pogrešnom” posredniku što vam može proizvesti različite organizacijske probleme).

I malo konkretnih situacija. Kako sam se i sam krenuo baviti problematikom arhive elektroničkih računa, jedna od odluka je bila i da konsolidiram svoje pružatelje usluga (jer sam ih iz različitih razloga koristio više). Prvi servis kojeg sam krenuo gasiti je FINA eRačun kojeg sam koristio isključivo za slanje računa, ali su neki dobavljači unatoč mojim pokušajima da ih preusmjerim na drugi servis svejedno isporučivali svoje račune u FINAu. Problem koji imate prilikom pokušaja arhiviranja eRačuna s FINAe je u tome što je kod njih nemoguće odabrati sve ulazne račune i potom ih samo downloadati, pa je nužno ići po redosljedu i potom skidati jedan po jedan (malo XML-a, malo vizualizacije, malo priloga) pa proces jednostavno traje i podložan je greškama i propustima. Specijalni je problem što ako pogledate svoje ulazne eRačune, nećete biti u mogućnosti downloadati originalne XML dokumente koji su stariji od 1. siječnja 2023. godine – dakle već sada su vam nedostupni (to je naravno pokopano negdje u općim uvjetima i koliko razumijem da bi došli do tih podataka morate prvo ugovoriti arhivu pa vam oni “otključaju” taj dio priče).

Kod mog drugog posrednika je moguće odabrati arbitrarni broj ulaznih računa (dakle select ALL je moguć) ali, zasada, ta arhiva neće sadržavati XML nego samo vizualizaciju i eventualne priloge. Dakle brže ali ne i idealno, iako je XMLove moguće vrlo brzo poklikati jer je korisničko sučelje daleko bolje posloženo nego ono od FINA-e.

Malo sam frustriran što sam morao odraditi sve ovo jer normalni servisi koje koristite po vani svi redom imaju takeout opciju (dakle specifični dio usluge koji omogućava da vam sve vaše podatke pripremi i zapakira u jednu arhivu koju potom jednostavno downloadate). Razumijem ja da pružatelji usluga žele maksimalno otežati odlazak i učiniti ga teškim, no to je jednostavno primitivna i loša poslovna praksa i na tome bi trebali raditi (dakle, poruka pružateljima usluga, svih ne samo posrednicima, budite dostojanstveni gubitnici).

Potrošio sam dakle nekoliko sati da bih downloadao sve stare eRačune i napravio backup kod sebe (koji jest 3-2-1). Ali, uočio sam jednu iznimno zanimljivu situaciju o kojoj također vrijedi razmišljati. Naime skidajući tu silnu arhivu (u mom slučaju nije osobito velika, par stotina računa u nekoliko godina), uočio sam da uvjerljiva većina dobavljača u biti kreira klasične račune (u PDFu) koje potom radi obveze isporuke transformiraju u eRačune, te se cijeli sustav razmjene elektroničkih računa u svojoj osnovi uopće ne koristi kao sustav elektroničkih računa nego kao sustav sigurne razmjene i isporuke računa. Dakle neovisno o tome što ste račun zaprimili od npr. svojeg telekoma, izvorni račun u PDF-u (a mogli bi argumentirati i da je onda upravo taj PDF vjerodostojni dokument), dok je XML samo modalitet transporta računa (ne očekujem da se složite s time ali i letimični pogled kaže da je tako). To će se sve promijeniti dolaskom fiskalizacije i tada ćete morati biti spremni izdavati i zaprimati eRačune, ali imati i riješeno pitanje arhiviranja na dugačke i zakonom propisane rokove.

I posljednje, sustav eRačuna je u svojoj biti dizajniran za razmjenu poruka između računalnih sustava, dakle da vaš računovodstveni ili ERP sustav automatski putem API sučelja šalje ili prima račune. No u praksi, kako većina nas spada u grupu malih i mikro poduzetnika, to najčešće nije slučaj. Zasada dok dobijamo sporadične eRačune (u mom slučaju komunalije, telekom i HAC) to je podnošljivo, no kada svi budemo prisiljeni prebaciti se na fiskalizaciju 2.0, tada će situacija odjednom biti daleko kompliciranija i teža za upravljati i trebate razmisliti o tome koje rješenje ćete koristiti za razmjenu eRačuna od 1. siječnja 2026. od kada se očekuje početak nove sheme.

Misao dana:
Bureaucracy is like a fungus that contaminates everything.

Categories
Business

Implementirajući Microsoft Dynamics NAV 2009

Jako dugo nisam ništa napisao o ERPu i poslovnim procesima i ne znam koliko je publike ostalo ali da ponovimo malo gradivo (skupa s još jednom malom reklamom).

Većina nas radi u različitim tvrtkama, u svakoj tvrtci gdje radi više od 5-6 ljudi vrlo brzo se iskristalizira problem toka informacija. Ovisno o poslu kojim se bavite, vrlo brzo možete biti zatrpani tisućama stranica različite ulazno-izlazne dokumentacije i ono što se neminovno događa je da ili počnete zapošljavati nove ljude kako bi riješili pitanje toka informacija i organizacije, ili polako ali sigurno počnete gubiti konce a samim time i tlo pod nogama.

Treća opcija je naravno instalacija ERP-a ili Enterprise Resource Planning softvera kao što je to primjerice Microsoft Dynamics NAV 2009. Navodim Microsoft Dynamics NAV kao primjer jer ga i sam koristim i to već godinama. Dynamics NAV je softver koji je proizašao iz danskog softvera koji se zvao Navision (odatle, pretpostavljam i kratica NAV), a kojeg je Microsoft prije nekoliko godina kupio za milijardu i kusur dolara i potom rebrendirao u Microsoft Dynamics NAV koji je sada u verziji 2009. Na tržištu ima puno različitih ERP softvera od kojih mnogi znaju za SAP (i njegove mnogobrojne inačice) dok su ostali softveri kod nas u manjoj ili većoj mjeri nepoznati uz izuzetak nekolicine domaćih rješenja koja su pak razvijana kroz desetke godina.

Jedan od ključnih razloga zašto sam ja bio svojevremeno odabrao upravo Navision je bio i taj što je kupovina takvog sustava iznimno skup i dugotrajni proces (ne nužno financijski, koliko je potrebno vremena potrošiti ne bi li se ERP uspješno implementirao u već postojeću tvrtku) i jednostavno si ne možete dozvoliti da naiđete na problem koji još nije riješen ili da uletite u kombinaciju u kojoj vas dobavljač može ucijeniti na bilo koji način (primjerice tvrtka može davati nedostatnu podršku, nije u stanju pratiti vaš rast, nema novih verzija i slično). ERP softveri poput Microsoft Dynamics Navisiona su tu u prednosti jer su s jedne strane testirane na doslovce stotinama tisuća korisnika i u desecima tisuća tvrtki. Njihova funkcionalnost je razvijana i testirana godinama, a iskorištena rješenja na određeni način predstavljaju i “best practices” rješenja koje industrija koristi. No vrlo važno, osobito u slučaju Microsoft Dynamicsa, imate punu slobodu biranja s kojim partnerom radite te ako vam jedna od tvrtki nije dovoljno dobra i ne daje podršku, možete se prebaciti u drugu koja podržava tu istu platformu čime štitite svoju investiciju.

No, osim ovih očiglednih prednosti ERP softvera (a da se mene pita on bi bio obavezna za mnoge) postoji i jedna značajna opasnost prilikom kupovine ERPa a to je proces implementacije. Mnogi su navikli kupovati softver u kutijama, i potom ga instalirate i to je to. Uzmite primjerice svoj office paket i pokušajte iskreno odgovoriti koliki postotak funkcionalnosti tog paketa doista koristite? Odgovor je vjerojatno poražavajući. Identična stvar je s ERPom ali nekoliko redova veličina kompleksnija i uspjeh vaše instalacije ERPa direktno ovisi o procesu implementacije što je u pravilu višemjesečni proces koji uključuje vanjske konzultante koji će vam pokazati što sve ERP može napraviti, pomoći će vam mapirati vaše vlastite procese i uklopiti ih u već postojeće mogućnosti ERPa ili, tamo gdje je to doista nužno, modificirati ERP kako bi pratio očekivano ponašanje.

Tko radi implementaciju i metodologija (ili još bolje dosljednost metodologije) koju koristi je ključna za uspjeh projekta, osobito dugoročni uspjeh. Jedna od metoda implementacije je i Microsoftov Sure Step, a jedan od gurua Sure Stepa (u svjetskim okvirima) je naše gore list Vjekoslav Babić. Vjekoslav je Microsoftov konzultant i ekspert za problematiku Microsoft Dynamics NAV-a, a ovih dana je izašla i njegova knjiga (u koautorstvu) koja se zove Implementing Microsoft Dynamics NAV 2009 koja bi morala biti obavezno štivo za sve konzultante koji se bave implementacijom ovako kompleksnog softvera, ali mislim da bi bilo dobro štivo za sve oni koji razmatraju mogućnost kupovine ERP rješenja, jer čitajući ovu knjigu mogu na bolji način evaluirati koji su koraci potrebni u uspješnoj implementaciji ERP sustava (pa recimo možete koristiti knjigu kao svojevrsno uputstvo što treba očekivati od vašeg implementatora). Čitajući (ili barem lagano listajući knjigu) možete bolje shvatiti opseg i konsekvence uvođenja ERPa u vašu organizaciju, a u slučaju da se odvažite uletite u ERP priču (što svakako preporučam) knjigu opet možete koristiti kao kontrolni mehanizam da pratite što vaš konzultant radi te da uočite da li odstupa od metodologije ili je propustio neki od vrlo važnih koraka.

Uvođenje ERPa je trenutak kada treba napraviti pojedine promjene u kulturi tvrtke, trenutak kada treba odabrati koje procedure slijediti jer su dobre, a koje napustiti jer ne odražavaju najbolje moguće rješenje – što je ponekad iznimno teško uočiti jer ste ograničeni i opterećeni odnosima unutar organizacije, prethodnim odlukama i različitim “evolucijskim” rješenjima koja možda izgledaju vama logično, no nekome izvana više liče na malog (ili velikog) Frankensteina. Da bi vaš “plunge” u svijet ERPa uspio, dobro je znati kako to točno funkcionira, a Implementing Microsoft Dynamics NAV 2009 je za to dobra ulaznica.

Ako vas je priča o ERPu imalo zainteresirala, preporučam da bacite pogled na Vjekoslavov blog, odnosno na seriju mojih tekstova o TPS-u (Toyota Production System) a koji dotiču neke od problema koje bi svaka uspješna implementacija ERPa morala riješiti.

Misao dana:
Almost all quality improvement comes via simplification of design, manufacturing… layout, processes, and procedures.

Categories
Edukacija i školstvo

Achtung, Achtung

Eto jedne bezobrazne samopromocije.

U četvrtak 21. prosinca u 10:15h držim predavanje na Ekonomskom fakultetu sveučilišta u Rijeci. Tema predavanja je praktična strana poduzetništva s naglaskom na ERP sustave (Enterprise Resource Planning) i TPS (Toyota Production System). Očekivano trajanje predavanja skupa s Q&A dijelom je 90 minuta.

Obzirom da će predavanje/prezentacija biti prošarana mojim osobnim iskustvima i anegdotama (koje prečesto graniče sa SFom) postoji potencijal da će biti zabavno.
Dakle, ako ste u Rijeci i pratite ovaj blog, a osobito u posljednje vrijeme zapostavljenu business stranu ovog bloga – pozvani ste i dođite.

https://www.youtube.com/watch?v=-H6SiqNbY60

(achtung, achtung je zato da skrenete pozornost na ovaj tekst, a kada god se sjetim ove riječi padne mi na pamet “Salaš u malom ritu” – no istovremeno to je i naslov albuma od U2 a na kojem se nalazi i ova pjesmica)

Misao dana:
I never let schooling interfere with my education.