Ako ste poduzetnik ili se bavite računovodstvom, tada ste u proteklih nekoliko mjeseci sigurno primjetili diskusiju oko toga što elektronički račun doista jest?
eRačuni su kod nas obavezni prilikom slanja javnim naručiteljima od 1. srpnja 2019. (iako ima niz izuzetaka), te se samo djelomično koriste u poslovanju između poduzetnika. Po aktualnim planovima porezne uprave, očekuje se da će vrlo uskoro u javnosti završiti zakonski i podzakonski prijedlozi o tzv. fiskalizaciji 2.0 koja će uključivati obveznu razmjenu računa između pravnih osoba putem sustava eRačuna. Dakle neosporno je da su eRačuni već sada dio poslovne prakse te će njihovo korištenje odjednom višestruko narasti. Nuspojava obveze razmjene računa između poslovnih subjekata je i to što će porezna uprava imati direktni uvid u sadržaje računa u realnom vremenu; to s jedne strane omogućuje daleko veći nadzor poduzetnika ali će u perspektivi omogućiti i smanjenje izvještajnog tereta nad samim poduzetnicima (čisto informacije radi, postoje europske države gdje ovakav sustav postoji već godinama). Nadam se da će fiskalizacija 2.0 biti posložena malo liberalnije od fiskalizacije za promete u gotovini jer obveza digitalnog potpisivanja kreira odgovarajući teret na infrastrukturu i zahtjeva organizacijske pripreme i vjerojatno promjene. Fiskalizacija 2.0 je moguće rješiva na način da smo šaljete račune, dok bi timestamp i digitalni potpis mogao odraditi posrednik prilikom preuzimanja a prije odašiljanja u pretinac primatelja.
Cijela problematika koja se dogodila, opisana je u mnogim tekstovima (poput ovoga), te je bila dio raznih javnih konverzacija, na jednoj od njih sam i ja bio pozvan sudjelovati.
Elektronički račun je u osnovi digitalno potpisani XML zapis koji je strukturiran po odgovarajućim standardima. Ideja elektroničkih računa je višestruka ali načelno riječ je o digitalnom dokumentu koji je namijenjen razmjeni između računalnih sustava, pa ako ste to ispravno posložili onda će vaš ERP sustav izdati fakturu i poslati je odgovarajućem kupcu koji će taj račun zaprimiti i “importirati” u svoj računalni sustav koji će potom automatski upariti to sa zapisom o vama kao dobavljaču, a ako je sve ispravno popunjeno onda će upariti i račun s odgovarajućim ugovorom ili narudžbom, a stavke računa ispravno povezati s odgovarajućim primkama/otpremnicama, osnovnim sredstvima ili troškovnim pozicijama (ako ste dobro sve skupa posložili kroz pravila knjiženja i povezivanja). Primarna prednost elektroničkih računa je to što su isporučeni gotovo instant i postoji jasna sljedivost kretanja računa, što nema prepisivanja podataka (dakle manje grešaka), te što stvaraju uštedu u razmjeni. Znam da mnogi protestiraju na troškovima eRačuna, no kada to stavite u perspektivu ispisa računa, kuvertiranja, odlaska na poštu, poštarine (skupa s vremenom koje se troši na otpremu, zaprimanje i obradu), tada o tome uopće ne bi trebali raspravljati osim ako mislite da je vaše vrijeme besplatno (u kojem slučaju vam očajno treba mali tečaj iz stvarnih troškova poslovanja).
Osim ovih prednosti elektroničkih računa, jedan od parametara koje osobito morate imati na umu je pitanje vjerodostojnosti dokumentacije, a ona je definirana na mnogim mjestima ali za poduzetnike je to uglavnom Zakon o računovodstvu. Tricky part je u tome što elektronički račun da bi bio smatran vjerodostojnim mora biti sačuvan/arhiviran u njegovom izvornom obliku a to bi bila XML datoteka. Sasvim je svejedno gdje se ona nalazi ali mora biti u svom nepromijenjenom izvornom obliku koji nije nimalo čitljiv ljudima. Kako je 90+% svih poduzetnika kod nas u kategoriji obrta, mikro i malih, većina njih (myself included) funkcionira na način da koriste različite metode računovodstva koje opet uglavnom koriste ručne upise u različite knjigovodstvene softvere. I tu otprilike nailazimo na problem, jer su mnogi i već godinama elektroničke račune krenuli ispisati u tzv. vizualizaciju no to je samo vizualna reprezentacija XML dokumenta i tako ispisani dokument nije vjerodostojni dokument. To pak znači da ako vam dođe porezni ili drugi nadzor u kontrolu, i ako postavi takvo pitanje, da im morate ponuditi da pregledaju i originalne XML datoteke, jer ako takvih dokumenata nemate tada poreznici mogu te transakcije proglasiti nevažećima pa ste u mogućnosti izgubiti pravo na knjiženje troška, povrata PDV-a i tko zna što sve još.
Za razliku od papirnatog računa koji ima svoj jasni izvornik (a kojeg potom možete umnožavati u neograničenom broju kopija), u digitalnom svijetu je koncept “izvornika” malo kompliciraniji i u biti neprimjenjiv pojam budući da su sve kopije međusobno istovjetne. Svejedno, u slučaju eRačuna se točno zna što se može smatrati izvornikom tj. vjerodostojnim dokumentom. Ispis vizualizacije koja je nastala iz XML datoteke i potom arhiviranje takve vizualizacije u papirnatom ili čak digitalnom obliku nije prihvatljivo jer nema načina da se utvrdi da li je riječ o izvornom dokumentu ili je riječ o krivotvorini.
Poanta je dakle da morate paziti na svoju arhivu eRačuna te ih morate čuvati propisanih 11 godina. Ne moram objašnjavati da je 11 godina jako puno i pokušajte na svojim diskovima pronaći dokumente koje ste stvarali daleke 2014. godine? U međuvremenu ste promijenili nekoliko računala te se možda koje od njih i pokvarilo pa su neki podaci nestali, a backup ako imate pitanje je da li radi na ispravan način (kopiranje podataka na eksterni USB nije backup, imate puno dojam backupa ali su takvi diskovi i USB mediji jednostavno podložni kvarenju). Pravi backup uključuje 3-2-1 pravilo, što znači da imate najmanje tri kopije svojih podataka, na najmanje dva različita medija te je najmanje jedna od tih kopija pospremljena na udaljenoj lokaciji (kao zaštita od krađe ili neke nepogode poput npr. potresa, požara ili poplave). Malo tko ima podatke tako arhivirane, a ako i imate onda znate da takav sustav arhiviranja ima svoje jasne troškove u opremi, software-u, uloženom vremenu i održavanju (da ne kažemo da tijekom 11 godišnje obveze čuvanja arhive morate promijeniti opremu najmanje dvaput, potencijalno triput a da bi je održali u zoni sigurne upotrebe). Morate se dakle pouzdati da su podaci sigurno spremljeni kod vas, vašeg knjigovođe ili možete ugovoriti uslugu arhiviranje kod vašeg posrednika elektroničkih računa (gdje će trošak arhive uvijek biti manji nego da to sami odradite po “pravilima struke”).
Posrednici za razmjenu elektroničkih računa su zanimljivi koncept i najbolja analogija koju mogu smisliti je da su oni poput telekoma s kojima imate ugovor o pružanju usluga. Oni osiguravaju infrastrukturu koja je nužna da bi elektronički račun stigao do vas. Zanimljiva razlika kod elektroničkih računa je u tome da možete imati više od jednog dobavljača tih usluga te da ne postoji jedno mjesto gdje završavaju svi eRačuni nego ih može biti više – što može kreirati konfuziju. Zamislite da imate dva mobilna telefona, jedan je npr. 091 a drugi 099. U normalnoj upotrebi, svi pozivi prema 091 će završiti na 091 telefonu i obrnuto; no u slučaju distribucije elektroničkih računa, ako netko s 091 (posrednikom) pokuša poslati na 099 (posrednika), ako imate otvoren račun kod 091 posrednika, račun će završiti u 091 pretincu (i potencijalno “pogrešnom” posredniku što vam može proizvesti različite organizacijske probleme).
I malo konkretnih situacija. Kako sam se i sam krenuo baviti problematikom arhive elektroničkih računa, jedna od odluka je bila i da konsolidiram svoje pružatelje usluga (jer sam ih iz različitih razloga koristio više). Prvi servis kojeg sam krenuo gasiti je FINA eRačun kojeg sam koristio isključivo za slanje računa, ali su neki dobavljači unatoč mojim pokušajima da ih preusmjerim na drugi servis svejedno isporučivali svoje račune u FINAu. Problem koji imate prilikom pokušaja arhiviranja eRačuna s FINAe je u tome što je kod njih nemoguće odabrati sve ulazne račune i potom ih samo downloadati, pa je nužno ići po redosljedu i potom skidati jedan po jedan (malo XML-a, malo vizualizacije, malo priloga) pa proces jednostavno traje i podložan je greškama i propustima. Specijalni je problem što ako pogledate svoje ulazne eRačune, nećete biti u mogućnosti downloadati originalne XML dokumente koji su stariji od 1. siječnja 2023. godine – dakle već sada su vam nedostupni (to je naravno pokopano negdje u općim uvjetima i koliko razumijem da bi došli do tih podataka morate prvo ugovoriti arhivu pa vam oni “otključaju” taj dio priče).
Kod mog drugog posrednika je moguće odabrati arbitrarni broj ulaznih računa (dakle select ALL je moguć) ali, zasada, ta arhiva neće sadržavati XML nego samo vizualizaciju i eventualne priloge. Dakle brže ali ne i idealno, iako je XMLove moguće vrlo brzo poklikati jer je korisničko sučelje daleko bolje posloženo nego ono od FINA-e.
Malo sam frustriran što sam morao odraditi sve ovo jer normalni servisi koje koristite po vani svi redom imaju takeout opciju (dakle specifični dio usluge koji omogućava da vam sve vaše podatke pripremi i zapakira u jednu arhivu koju potom jednostavno downloadate). Razumijem ja da pružatelji usluga žele maksimalno otežati odlazak i učiniti ga teškim, no to je jednostavno primitivna i loša poslovna praksa i na tome bi trebali raditi (dakle, poruka pružateljima usluga, svih ne samo posrednicima, budite dostojanstveni gubitnici).
Potrošio sam dakle nekoliko sati da bih downloadao sve stare eRačune i napravio backup kod sebe (koji jest 3-2-1). Ali, uočio sam jednu iznimno zanimljivu situaciju o kojoj također vrijedi razmišljati. Naime skidajući tu silnu arhivu (u mom slučaju nije osobito velika, par stotina računa u nekoliko godina), uočio sam da uvjerljiva većina dobavljača u biti kreira klasične račune (u PDFu) koje potom radi obveze isporuke transformiraju u eRačune, te se cijeli sustav razmjene elektroničkih računa u svojoj osnovi uopće ne koristi kao sustav elektroničkih računa nego kao sustav sigurne razmjene i isporuke računa. Dakle neovisno o tome što ste račun zaprimili od npr. svojeg telekoma, izvorni račun u PDF-u (a mogli bi argumentirati i da je onda upravo taj PDF vjerodostojni dokument), dok je XML samo modalitet transporta računa (ne očekujem da se složite s time ali i letimični pogled kaže da je tako). To će se sve promijeniti dolaskom fiskalizacije i tada ćete morati biti spremni izdavati i zaprimati eRačune, ali imati i riješeno pitanje arhiviranja na dugačke i zakonom propisane rokove.
I posljednje, sustav eRačuna je u svojoj biti dizajniran za razmjenu poruka između računalnih sustava, dakle da vaš računovodstveni ili ERP sustav automatski putem API sučelja šalje ili prima račune. No u praksi, kako većina nas spada u grupu malih i mikro poduzetnika, to najčešće nije slučaj. Zasada dok dobijamo sporadične eRačune (u mom slučaju komunalije, telekom i HAC) to je podnošljivo, no kada svi budemo prisiljeni prebaciti se na fiskalizaciju 2.0, tada će situacija odjednom biti daleko kompliciranija i teža za upravljati i trebate razmisliti o tome koje rješenje ćete koristiti za razmjenu eRačuna od 1. siječnja 2026. od kada se očekuje početak nove sheme.
Misao dana:
Bureaucracy is like a fungus that contaminates everything.