Zabavna priča o zalihama…

Potaknut jednim od komentara u kombinaciji s razgovorom kojeg sam danas obavio s jednim kolegom, dosjetio sam se napisati koji redak o problemu zaliiha i načina kako se problemi sa zalihom rješavaju u modernim sustavima upravljanja.

Zaliha je, baš kao što sam to napisao u tekstu o analizi kratkoročnih potraživanja, u knjigovodstvenom sustavu kojeg koristimo smještena u aktivi tvrtke u kojoj se (barem kako se to interpretira) nalaze samo “dobre” stvari pa stoga mnogi stavku zalihe smatraju pozitivnom stavkom i tek kada veličina zalihe uđe u neku disproporciju s ukupnim prihodima odnosno ukupnim obrtajem zalihe, tek tada se krene razmišljati o zalihi kao problemu. Zaliha (skladište) je problem zbog toga što se u vrijednosti imovine koja se nalazi u zalihi ujedno nalazi i zamrznuta određena količina novca čime se direktno smanjuje obrtni kapital tvrtke dok se smanjenjem zalihe direktno utječe na pozitivni novčani tok tvrtke.

S druge strane, po učenju Taiichi Ohnoa kojeg u posljednje vrijeme intenzivno zagovaram najveći otpad od sviju je pretjerana zaliha, pa je potrebno poduzeti sve mjere kako bi se zaliha smanjila koliko je god to moguće, te u idealnim uvjetima zalihe ne bi smjelo niti biti – a sve skupa kako bi postali prava lean tvrtka.
Moderni sustavi upravljanja zalihom popularno se nazivaju Material Requirements Planning ili MRP, MRP je kao koncept razvijen krajem sedamdesetih godina i označava informacijski sustav koji vodi brigu o tome koji su materijali potrebni za izradu pojedinog proizvoda te u kojem točno trenutku su potrebni. MRP II je logični nastavak MRP koncepta i proširen je na integraciju nabavke materijala s proizvodnjom i knjigovodstvom pa je stoga MRP najčešće sastavni dio različitih ERP rješenja.

MRP/ERP kombinacija djeluje na problem zaliha na više različitih načina. Primjerice, ako gradimo brod ili neku zgradu koji imaju vrlo dugačke, ponekada i višegodišnje rokove izrade tada bi bilo pogrešno odmah u startu kupiti apsolutno sve materijale koji su nam potrebni da bi sagradili brod ili zgradu. Umjesto toga, MRP znajući unaprijed za planove proizvodnje koji su definirani i uzimajući u obzir rokove isporuke koje dobavljači daju za pojedine materijale automatski naručuje materijal točno u onome trenutku koji garantira da će roba biti isporučena na vrijeme za ugradnju. Ako se pak bavite proizvodnjom koja kontinuirano troši pojedine vrste materijala, tada možete u MRP sustavu definirati pojmove poput reorder point i safety stock. Reorder point je točka na kojoj sustav automatski kreira narudžbu. Narudžba može pak sadržavati nekoliko kriterija poput minimalne ili maksimalne narudžbe. To znači da možete optimizirati veličine narudžbe na način da uvijek naručite donji mogući minimum materijala misleći pritom na troškove, primjerice ako kupujete šerafe kojie svakodnevno koristite, nema smisla svaki dan kupiti po jednu kutiju jer će administrativni i troškovi dostave nepotrebno opteretiti taj materijal, pa je stoga možda mudrije kupovati tjednu ili mjesečnu zalihu. Ako kupujete vrlo skupe komponente (npr. neki skupocjeni elektromotor) nema nikakve logike kupiti mjesečnu zalihu nego je možda pametnije kupovati motore jedan po jedan kako bi minimalizirali obvezu prema dobavljaču. Safety stock, bi bila razina zalihe ispod koje nikako ne smijete ići (neovisno o programiranoj minimalnoj ili maksimalnoj narudžbi), a da bi sve skupa bilo kompliciranije, sustav možete ograničiti da narudžbe radi npr. jednom tjedno ili maksimalno jednom u 10 dana, a da bi cijela priča bila slađa, možete ubaciti još koju varijablu poput recimo one da prati vrijednost narudžbi koje idu prema dobavljaču jer npr. dobavljač daje ekstra 5% rabata na svaku narudžbu iznad 5.000kn.
Iako se gore opisani mehanizmi mogu iskoristiti u situaciju u kojoj živi većina hrvatskih tvrtki (a ta je kupi/prodaj) prave vrijednosti možete iskoristiti ako koristite neke od optimizacijskih mehanizama, a jedan od najvrednijih je onaj koji se bavi starošću ili pomacima zalihe kroz vrijeme. Naime, mnogi zalihu gledaju kao jednu jedinu stavku u svojoj bilanci i rijetko je ona predmet dublje analize osim ako se njezina vrijednost ne otme kontroli. Zaliha je puno kompleksnija od jedne stavke budući da se neki artikli prodaju jako dobro te se njihova zaliha cijelo vrijeme puni ili prazni, dok se neki drugi artikli prodaju povremeno, a neki samo stoje u skladištu neumorno sakupljaju prašinu i zauzimaju skupocjeni volumen. Analizom pomaka u skladištu kroz neki vremenski period moguće je detektirati smanjenje prometa po nekom proizvodu ili artiklu pa je automatski moguće i smanjiti reorder point, safety stock ili minimum and maximum order parametre, a sve skupa zato kako bi minimalizirali vrijednost zalihe. Primjerice, može biti da trgujete tonerima za printere i u nekom razdoblju imate definirano da naručite 10 komada kada količina na zalihi padne na tri tonera, posao cvjeta i toneri dolaze i odlaze. Nakon nekog vremena ljudi počnu mijenjati svoje printere za novije modele i potrošnja tonera pada i u času kada padne na tri komada vi ćete naručiti novih deset i zakopati se u zalihi koju možda nećete prodati mjesecima ili ikada. Analizom pomaka na skladištu možete uočiti smanjenje prodaje (ili komadno ili vrijednosno) i reagirati na vrijeme prije nego što su novci utrošeni.

Eto, uza sve ostale kratice kojima sam vas napao u posljednje vrijeme dodali smo danas još jednu; MRP. I kao što sam to napisao u jednom od prethodnih tekstova, nužno je prepoznati da imate problem kako bi ga mogli početi rješavati, a informacijski sustavi poput ERPa, MRPa ili MISa rade upravo to – rješavaju problem.

Misao dana:
So I get off the plane and I forget to take off my seat-belt and I’m dragging the plane through the terminal… The wings are knocking people over…