računovodstvo

Razgovarajući prije neki dan u vrijeme pauze za ručak s konzultantom s kojim (napokon) privodimo kraju projekt implementacije MIS sustava u našoj tvrtci, došli smo do zajedničkog zaključka kako u našoj državi nažalost postoji vrlo malo tvrtki koje su spremne uložiti novac u implementaciju ERP i MIS sustava.

Kao što sam to ranije napisao ERP ili Enterprise Resource Planning su informatički sustavi koji su se počeli instalirati negdje tamo početkom devedesetih i koji danas predstavljaju vrhunac managementa alata koje poznaje moderni business. ERP sustavi ukratko kroz jednu aplikaciju vode računa o svim resursima tvrtke neovisno o tome da li govorimo o zalihama, potraživanjima, osoblju, proizvodnji. ERP sustavi bilježe procese koji se odvijaju u tvrtci i kao svoju posljedicu imaju knjigovodstvo, dok uobičajeno knjigovodstvo samo evidentira događaje nakon što su se dogodili. Ako imate sustav koji prati sve resurse u realnom vremenu, tj. svaki pomak se evidentira u trenutku kada se dogodi, tada manager ispred sebe može imati dashboard ili izvještaj koji poput kontrolne ploče u automobilu pokazuje koliko brzo ide, koliko je opterećenje i temperatura motora te koliko je goriva preostalo prije odlaska na benzinsku stanicu. MIS sustav ili Manufacturing Integrated System je donekle sličan ERPu u konceptu s time što se MIS bavi integracijom informatičkog sustava i proizvodnje; MIS sustav možete imati i bez ERPa (primjerice imate povezanu vašu CAD stanicu sa nekom CNC tokarilicom što zadovoljava definiciju MIS sustava), no puni efekt ćete postići ako MIS sustav integrirate s ERP sustavom (tako da primjerice u ERP sustavu zaprimite narudžbu a onda ERP kreira nabavne naloge za sirovinu a MIS kreira radne naloge i prati proizvodnju do časa kada gotovi proizvod ne uđe na skladište gotovih proizvoda prije isporuke).
Kvalitetnom implementacijom ERP sustava poduzetnik može pratiti svoje troškove u nastajanju i fino podešavati tvrtku u hodu, dok s klasičnim knjigovodstvom tek kada dobijete izvještaj možete konstatirati što se dogodilo i tek tada poduzeti korektivne akcije. ERP sustav je stoga puno više od CD-ROMa sa softverom, jer ga je potrebno ne samo instalirati (a po definiciji ERP se koristi uvijek u višekorisničkoj okolini, dakle morate imati neku suvislu lokalnu mrežu) nego je potrebno obaviti i implementaciju softvera, a to znači edukaciju korisnika, mapiranje procesa u tvrtci i prijenos tih procesa na funkcionalnost ERP softvera. To ukratko znači da morate na listu papira napisati na primjer što se događa kada netko telefonom pošalje upit, tko je osoba koja izdaje ponudu, što se s ponudom događa nakon što je prihvaćena, tko kreira radni nalog za proizvodnju, tko pregledava da li na zalihi postoje svi potrebni materijali, tko i kada naručuje sirovinu… Stotine takvih sitnih dnevnih procedura treba identificirati i educirati korisnike kako te iste postupke (ili ponekad izmijenjene) provesti kroz ERP sustav. Istovremeno, postojeće knjigovodstveno stanje treba uvesti u ERP sustav i krenuti u čišćenje bilance kako bi dobili startnu poziciju za upotrebu ERP sustava.

Proces implementacije traje mjesecima i jednostavno košta ogromne količine novaca jer ne samo da softver sam po sebi košta novaca, nego i stručna konzultantska pomoć u mapiranju procesa, edukacija ključnih i krajnih korisnika zahtjeva velike količine vremena, a vrijeme je, svi znamo, novac.

ERP sustav je ukratko rečeno rješenje, dok je knjigovodstveni softver alat i to je bitna razlika.

Da bi odlučili da vam je ERP potreban morate biti svjesni da imate problem, dakle ako niste došli do razine da shvatite kako vaša tvrtka ne posluje punim plućima tada ERP nije za vas. Može biti da vam se čini kako tvrtka posluje sjajno, dapače, možemo ići i korak dalje i reći da tvrtka doista posluje sjajno, no pitanje je koliko bi poslovali bolje da imate ERP sustav? Loše poslovanje tvrtke može vrlo lagano biti zamaskirano kroz veliki godišnji rast poslovanja, velike pojedinačne ugovore koji maskiraju stvarnu tržišnu poziciju tvrtke ili jednokratne uspjehe na izoliranom poslovnom poduhvatu.

Poanta koju sam htio ilustrirati je da je put do ERPa trnovit i donekle opterećen našim lokalnim mentalitetom koji će s velikim nepovjerenjem biti spreman platiti petero/šesteroznamenkastu cifru za implementaciju softvera koji stigne na jednom CDu te brdo konzultant/dana koje provode neki klinci u skupim odijelima (već sama fraza konzultant/dana je odbojna) a koji “teško da će mene naučiti nećem pametnom”. Umjesto toga, tipični poduzetnik će vjerojatno te iste količine novaca uložiti u tone željeza i kreirati nove kapacitete i vjerojatno time upasti u začarani krug proizvodnje otpada kojega je sjajno opisao Taiichi Ohno.

U svakome slučaju, preporučam da barem malo pročitate o ERP sustavima te ako ste u poziciji da svojem manageru/poduzetniku/gazdi predložite da se malo pozabavi tom problematikom, s ERP sustavom ćete barem znati na čemu ste, pa makar i na brodu koji tone.

I za kraj, sjetio sam se danas jedne rečenice koje mi je rekao jedan od konzultanata koji je kod nas implementirao ERP sustav, a rečenica je išla otprilike ovako: “Revizor će pregledavajući poslovne knjige u pet minuta skužiti što je pogrešno, no trebati će mu pet dana da otkrije zašto – tebi će možda pet dana trebati da skužiš da našto nije u redu ali ćeš zato za pet minuta shvatiti zašto!”.

Misao dana:
Learning is not compulsory… neither is survival.

Konzultanti su otišli i sada slijedi lagano privođenje projekta kraju, poliranje detalja, rješavanje nekih uočenih problema, trening krajnjih
korisnika…

Ne sjećam se da sam ikada pričao o konzultantima? Prije četiri godine sam došao u prvi kontakt s konzultantima prilikom implementacije ERP softvera. ERP je kratica od Enterprise Resource Planning i to je ukratko softver koji služi da upravlja svim resursima jedne tvrtke, a kada kažemo resurs mislimo na apsolutno sve, od ljudi, strojeva, zaliha, potraživanja, novca – apsolutno svega. ERP je u stvari
filozofija upravljanja tvrtkom razvijena krajem osamdesetih/početkom devedesetih godina te je u ovome času najnaprednija metodologija
upravljanja te sve tvrtke koje drže do sebe koriste ERP u manjoj ili većoj mjeri.
ERP nije knjigovodstvo/računovodstvo. S knjigovodstvenim softverom bilježite činjenice u poslovanju nakon što su se one stvarno dogodile, te knjigovodstvo po definiciji prati tok vrijednosti dakle transakcije koje su novčane prirode. ERP bilježi procese u poslovanju tvrtke, te u svojoj pozadini kao posljedicu ima knjigovodstvo. Ovo je vrlo bitna razlika koju je teško za objasniti.

Primjerice, imate sapun koji se nalazi na skladištu i kojeg prebacite u wc u upotrebu. Knjigovodstveni softver će zabilježiti trošak sapuna i
to je to. ERP softver će zabilježiti da je osoba pero perić odnijela sapun u wc te je on ušao u upotrebu – ako “kopate” dovoljno duboko onda ćete negdje skužiti kako je zabilježen i sam trošak tog sapuna, no ono što ste evidentirali je proces kojim je pero odnio sapun u wc, a ERP evidentira sve posljedice tog događaja i to radi u realnom vremenu – dakle u času kada se događaj stvarno i dogodio, a ne prilikom neke inventure ili trenutka kada se knjigovođi snilo da proknjiži malo troškova.

Anyway, pregovori s konzultantima su bili dugački i naporni jer sam bio iznimno nesklon činjenici da je cijena licence za softver koštala xx
novaca, a sam trošak implementacije (dakle konzultanata) je koštao jednako toliko. Iako sam osoba koja cijeni znanje i voljan sam za komad plastike (čitaj: instalacijski CD) potrošiti ogromne sume novaca (a ova je doista bila ogromna), teško sam mogao provariti konzultante – osobito ako imalo čitate o konzultantima koje bije glas da su skupi, da naplaćuju na štopericu i da u principu pojma nemaju čime se vi u stvari bavite. Projekt smo napokon ugovorili i moje mišljenje o konzultantima se korjenito promijenilo.

Konzultanti su osobe koje su stručne u svom poslu (barem bi trebali biti) i njihova najveća prednost je ta što oni vaš business gledaju iz
vana. Dakle, nisu opterećeni vašim dosadašnjim odlukama, kompromisima ili unutarnjim odnosima u tvrtci, a osim toga obzirom da “šaraju” po većem broju tvrtki imaju jedinstvenu mogućnost uspoređivati unutarnje procese i pojedina poslovna rješenja.
Konzultanti su barem na razini fakture jako skupi ljudi, njihov dan košta u stotinama eur-a i prva rekacija je uvijek “pa neće oni
mene…”, no njihovi prijedlozi i rješenja će u pravilu uvijek donijeti ili uštede u iznosu daleko većem od njihvog troška, ili će pak povećati
dobit tvrtke opet za daleko više nego što je bio njihov originalni trošak.
Konzultanti su nadalje najjednostavniji način da dio svog managerskog tereta prebacite na nekoga drugoga, a vrlo često je dobro da vašim ljudima netko iz vana kaže kako postojeće procedure nisu dobre ili da se isti posao može napraviti drugačije.

Moja iskustva s konzultantima su jako pozitivna, i ako vam treba najbrži recept za unaprijeđenje poslovanja predlažem vam da napravite
isto što i ja; zaposlite konzultante.

Misao dana:
Quality is when your customers return and your products don’t.