Nova Uredba o uredskom poslovanju

Najčešće sam kritičan prema onome što naša država radi (nije da daju puno materijala da ih se podržava u potezima ili pohvali), no evo dogodilo se prije nekoliko dana nešto pozitivno što svakako treba istaknuti i pohvaliti.

Naime, nakon jako dugo vremena, na 65-toj sjednici Vlade, izglasana je nova Uredba o uredskom poslovanju. Uredba o uredskom poslovanju zvuči kao (i za većinu građana vjerojatno i je) nebitan i dosadan dokument, no u svojoj biti to je “biblija” postupanja s dokumentima unutar državne uprave, uredba se odnosi i na sva druga državna tijela, lokalnu i područnu samoupravu kao i svih drugih pravnih osoba koja imaju javne ovlasti. Nadalje, ta uredba je u manjoj ili većoj mjeri standard postupanja s dokumentima gotovo pa svugdje, te se može koristiti kao predložak za postupanje s dokumentacijom u praktički bilo kojoj pravnoj osobi neovisno bila ona državna, javna ili privatna. Naravno da u malim organizacijama to zvuči suviše komplicirano, no čim tvrtka naraste – pravila o postupanju s dokumentacijom su nužna da bi tvrtka (ili institucija) učinkovito funkcionirala. Uredba o uredskom poslovanju je zato iznimno bitan dokument koji velikim dijelom utječe na efikasnost državnog aparata.

Kao i puno toga drugoga, rukovanje dokumentacijom svoje korijene vuče još iz vremena Habsburške monarhije (dakle doslovno iz vremena Marije Terezije) koja je svojevremeno puno učinila za efikasnost upravljanja svojim teritorijima pa je tako jedna od temeljnih ideja u administraciji nastao i koncept urudžbenih brojeva i klasa koji su aktualni i dan danas. Novom uredbom se nismo udaljili od urudžbenog broja i klase (što je manje bitno, jer te oznake uglavnom služe za identifikaciju tko je i gdje proizveo neki dokument – čini se da je aktualni pravilnik o formiranju klasa i urudžbenih brojeva još iz 1988. godine, čisto da dobijete sliku koliko je to sve skupa antikno), ali smo uveli nekoliko velikih i za našu administraciju gotovo revolucionarnih novina, pa tako već članak 3. uredbe definira ukupni ton cijele uredbe:

Uredba sada definira da država komunicira primarno elektroničkim putem, a kaže i da sva tijela moraju imati javno istaknutu adresu i način za zaprimanje elektroničkih dokumenata. Osim toga, uredba u više navrata i na više načina propisuje da se cijeli spis (ili zbirke spisa) kada je god to moguće moraju stvarati, kolati i čuvati u elektroničkom i strojno čitljivom obliku. Izjednačavaju se elektronički potpis (ok, i pečat) s običnim potpisom i pečatom, a pismena (dokumenti) se obrađuju isključivo u informacijskom sustavu, a dokumenti zaprimljeni u fizičkom obliku pretvaraju se u elektronički oblik.

I posljednje, jednako bitno (a možda i najbitnije), propisuje se da informacijski sustavi tijela moraju moći međusobno komunicirati i razmjenjivati podatke/spise elektroničkim putem (koliko je to bitno najbolje je shvatiti na konkretnom primjeru kod obnove od potresa gdje dva tijela radi propisa, iako su u istoj zgradi, moraju dokumente razmjenjivati poštom). Ova uredba stupa na snagu za koji dan, no puna implementacija se mora osigurati najkasnije do 1. siječnja 2023. godine što je više nego dovoljno vremena da se osiguraju svi preduvjeti za “nove” okolnosti.

Ova uredba je (po meni), drastični odmak od postojeće prakse i ima potencijala stvoriti kolosalne promjene u funkcioniranju državne/javne/lokalne uprave kakve nijedna od dosadašnjih promjena zakona i/ili pripadajućih im ministara nisu uspjeli osigurati, pa čak ni u pretpostavci. Ova uredba je temelj i nužni preduvjet za doista efikasnu upravu i njezino donošenje će imati pozitivne dugoročne i dalekosežne posljedice za sve nas zajedno.

Misao dana:
One of the greatest threats to mankind today is that the world may be choked by an explosively pervading but well camouflaged bureaucracy.

p.s. nadam se samo da ćemo uspjeti iz ove velike prilike, kroz labirinte nesposobnosti državnih službenika i korumpirane javne nabave uspjeti dobaviti rješenja koja će actually funkcionirati a ne da ćemo ih morati popravljati i nadograđivati sljedećih deset godina dok se koferi naših crony dobavljača ne napune (nažalost malo je dokaza da će se to i dogoditi, osobito ako pratimo razvoje javnih nabava koje se na to odnose posljednjih dana ali svi možemo biti idealisti i nadati se)