Implementirajući Microsoft Dynamics NAV 2009

Jako dugo nisam ništa napisao o ERPu i poslovnim procesima i ne znam koliko je publike ostalo ali da ponovimo malo gradivo (skupa s još jednom malom reklamom).

Većina nas radi u različitim tvrtkama, u svakoj tvrtci gdje radi više od 5-6 ljudi vrlo brzo se iskristalizira problem toka informacija. Ovisno o poslu kojim se bavite, vrlo brzo možete biti zatrpani tisućama stranica različite ulazno-izlazne dokumentacije i ono što se neminovno događa je da ili počnete zapošljavati nove ljude kako bi riješili pitanje toka informacija i organizacije, ili polako ali sigurno počnete gubiti konce a samim time i tlo pod nogama.

Treća opcija je naravno instalacija ERP-a ili Enterprise Resource Planning softvera kao što je to primjerice Microsoft Dynamics NAV 2009. Navodim Microsoft Dynamics NAV kao primjer jer ga i sam koristim i to već godinama. Dynamics NAV je softver koji je proizašao iz danskog softvera koji se zvao Navision (odatle, pretpostavljam i kratica NAV), a kojeg je Microsoft prije nekoliko godina kupio za milijardu i kusur dolara i potom rebrendirao u Microsoft Dynamics NAV koji je sada u verziji 2009. Na tržištu ima puno različitih ERP softvera od kojih mnogi znaju za SAP (i njegove mnogobrojne inačice) dok su ostali softveri kod nas u manjoj ili većoj mjeri nepoznati uz izuzetak nekolicine domaćih rješenja koja su pak razvijana kroz desetke godina.

Jedan od ključnih razloga zašto sam ja bio svojevremeno odabrao upravo Navision je bio i taj što je kupovina takvog sustava iznimno skup i dugotrajni proces (ne nužno financijski, koliko je potrebno vremena potrošiti ne bi li se ERP uspješno implementirao u već postojeću tvrtku) i jednostavno si ne možete dozvoliti da naiđete na problem koji još nije riješen ili da uletite u kombinaciju u kojoj vas dobavljač može ucijeniti na bilo koji način (primjerice tvrtka može davati nedostatnu podršku, nije u stanju pratiti vaš rast, nema novih verzija i slično). ERP softveri poput Microsoft Dynamics Navisiona su tu u prednosti jer su s jedne strane testirane na doslovce stotinama tisuća korisnika i u desecima tisuća tvrtki. Njihova funkcionalnost je razvijana i testirana godinama, a iskorištena rješenja na određeni način predstavljaju i “best practices” rješenja koje industrija koristi. No vrlo važno, osobito u slučaju Microsoft Dynamicsa, imate punu slobodu biranja s kojim partnerom radite te ako vam jedna od tvrtki nije dovoljno dobra i ne daje podršku, možete se prebaciti u drugu koja podržava tu istu platformu čime štitite svoju investiciju.

No, osim ovih očiglednih prednosti ERP softvera (a da se mene pita on bi bio obavezna za mnoge) postoji i jedna značajna opasnost prilikom kupovine ERPa a to je proces implementacije. Mnogi su navikli kupovati softver u kutijama, i potom ga instalirate i to je to. Uzmite primjerice svoj office paket i pokušajte iskreno odgovoriti koliki postotak funkcionalnosti tog paketa doista koristite? Odgovor je vjerojatno poražavajući. Identična stvar je s ERPom ali nekoliko redova veličina kompleksnija i uspjeh vaše instalacije ERPa direktno ovisi o procesu implementacije što je u pravilu višemjesečni proces koji uključuje vanjske konzultante koji će vam pokazati što sve ERP može napraviti, pomoći će vam mapirati vaše vlastite procese i uklopiti ih u već postojeće mogućnosti ERPa ili, tamo gdje je to doista nužno, modificirati ERP kako bi pratio očekivano ponašanje.

Tko radi implementaciju i metodologija (ili još bolje dosljednost metodologije) koju koristi je ključna za uspjeh projekta, osobito dugoročni uspjeh. Jedna od metoda implementacije je i Microsoftov Sure Step, a jedan od gurua Sure Stepa (u svjetskim okvirima) je naše gore list Vjekoslav Babić. Vjekoslav je Microsoftov konzultant i ekspert za problematiku Microsoft Dynamics NAV-a, a ovih dana je izašla i njegova knjiga (u koautorstvu) koja se zove Implementing Microsoft Dynamics NAV 2009 koja bi morala biti obavezno štivo za sve konzultante koji se bave implementacijom ovako kompleksnog softvera, ali mislim da bi bilo dobro štivo za sve oni koji razmatraju mogućnost kupovine ERP rješenja, jer čitajući ovu knjigu mogu na bolji način evaluirati koji su koraci potrebni u uspješnoj implementaciji ERP sustava (pa recimo možete koristiti knjigu kao svojevrsno uputstvo što treba očekivati od vašeg implementatora). Čitajući (ili barem lagano listajući knjigu) možete bolje shvatiti opseg i konsekvence uvođenja ERPa u vašu organizaciju, a u slučaju da se odvažite uletite u ERP priču (što svakako preporučam) knjigu opet možete koristiti kao kontrolni mehanizam da pratite što vaš konzultant radi te da uočite da li odstupa od metodologije ili je propustio neki od vrlo važnih koraka.

Uvođenje ERPa je trenutak kada treba napraviti pojedine promjene u kulturi tvrtke, trenutak kada treba odabrati koje procedure slijediti jer su dobre, a koje napustiti jer ne odražavaju najbolje moguće rješenje – što je ponekad iznimno teško uočiti jer ste ograničeni i opterećeni odnosima unutar organizacije, prethodnim odlukama i različitim “evolucijskim” rješenjima koja možda izgledaju vama logično, no nekome izvana više liče na malog (ili velikog) Frankensteina. Da bi vaš “plunge” u svijet ERPa uspio, dobro je znati kako to točno funkcionira, a Implementing Microsoft Dynamics NAV 2009 je za to dobra ulaznica.

Ako vas je priča o ERPu imalo zainteresirala, preporučam da bacite pogled na Vjekoslavov blog, odnosno na seriju mojih tekstova o TPS-u (Toyota Production System) a koji dotiču neke od problema koje bi svaka uspješna implementacija ERPa morala riješiti.

Misao dana:
Almost all quality improvement comes via simplification of design, manufacturing… layout, processes, and procedures.

Achtung, Achtung

Eto jedne bezobrazne samopromocije.

U četvrtak 21. prosinca u 10:15h držim predavanje na Ekonomskom fakultetu sveučilišta u Rijeci. Tema predavanja je praktična strana poduzetništva s naglaskom na ERP sustave (Enterprise Resource Planning) i TPS (Toyota Production System). Očekivano trajanje predavanja skupa s Q&A dijelom je 90 minuta.

Obzirom da će predavanje/prezentacija biti prošarana mojim osobnim iskustvima i anegdotama (koje prečesto graniče sa SFom) postoji potencijal da će biti zabavno.
Dakle, ako ste u Rijeci i pratite ovaj blog, a osobito u posljednje vrijeme zapostavljenu business stranu ovog bloga – pozvani ste i dođite.

https://www.youtube.com/watch?v=-H6SiqNbY60

(achtung, achtung je zato da skrenete pozornost na ovaj tekst, a kada god se sjetim ove riječi padne mi na pamet “Salaš u malom ritu” – no istovremeno to je i naslov albuma od U2 a na kojem se nalazi i ova pjesmica)

Misao dana:
I never let schooling interfere with my education.

Zabavna priča o zalihama…

Potaknut jednim od komentara u kombinaciji s razgovorom kojeg sam danas obavio s jednim kolegom, dosjetio sam se napisati koji redak o problemu zaliiha i načina kako se problemi sa zalihom rješavaju u modernim sustavima upravljanja.

Zaliha je, baš kao što sam to napisao u tekstu o analizi kratkoročnih potraživanja, u knjigovodstvenom sustavu kojeg koristimo smještena u aktivi tvrtke u kojoj se (barem kako se to interpretira) nalaze samo “dobre” stvari pa stoga mnogi stavku zalihe smatraju pozitivnom stavkom i tek kada veličina zalihe uđe u neku disproporciju s ukupnim prihodima odnosno ukupnim obrtajem zalihe, tek tada se krene razmišljati o zalihi kao problemu. Zaliha (skladište) je problem zbog toga što se u vrijednosti imovine koja se nalazi u zalihi ujedno nalazi i zamrznuta određena količina novca čime se direktno smanjuje obrtni kapital tvrtke dok se smanjenjem zalihe direktno utječe na pozitivni novčani tok tvrtke.

S druge strane, po učenju Taiichi Ohnoa kojeg u posljednje vrijeme intenzivno zagovaram najveći otpad od sviju je pretjerana zaliha, pa je potrebno poduzeti sve mjere kako bi se zaliha smanjila koliko je god to moguće, te u idealnim uvjetima zalihe ne bi smjelo niti biti – a sve skupa kako bi postali prava lean tvrtka.
Moderni sustavi upravljanja zalihom popularno se nazivaju Material Requirements Planning ili MRP, MRP je kao koncept razvijen krajem sedamdesetih godina i označava informacijski sustav koji vodi brigu o tome koji su materijali potrebni za izradu pojedinog proizvoda te u kojem točno trenutku su potrebni. MRP II je logični nastavak MRP koncepta i proširen je na integraciju nabavke materijala s proizvodnjom i knjigovodstvom pa je stoga MRP najčešće sastavni dio različitih ERP rješenja.

MRP/ERP kombinacija djeluje na problem zaliha na više različitih načina. Primjerice, ako gradimo brod ili neku zgradu koji imaju vrlo dugačke, ponekada i višegodišnje rokove izrade tada bi bilo pogrešno odmah u startu kupiti apsolutno sve materijale koji su nam potrebni da bi sagradili brod ili zgradu. Umjesto toga, MRP znajući unaprijed za planove proizvodnje koji su definirani i uzimajući u obzir rokove isporuke koje dobavljači daju za pojedine materijale automatski naručuje materijal točno u onome trenutku koji garantira da će roba biti isporučena na vrijeme za ugradnju. Ako se pak bavite proizvodnjom koja kontinuirano troši pojedine vrste materijala, tada možete u MRP sustavu definirati pojmove poput reorder point i safety stock. Reorder point je točka na kojoj sustav automatski kreira narudžbu. Narudžba može pak sadržavati nekoliko kriterija poput minimalne ili maksimalne narudžbe. To znači da možete optimizirati veličine narudžbe na način da uvijek naručite donji mogući minimum materijala misleći pritom na troškove, primjerice ako kupujete šerafe kojie svakodnevno koristite, nema smisla svaki dan kupiti po jednu kutiju jer će administrativni i troškovi dostave nepotrebno opteretiti taj materijal, pa je stoga možda mudrije kupovati tjednu ili mjesečnu zalihu. Ako kupujete vrlo skupe komponente (npr. neki skupocjeni elektromotor) nema nikakve logike kupiti mjesečnu zalihu nego je možda pametnije kupovati motore jedan po jedan kako bi minimalizirali obvezu prema dobavljaču. Safety stock, bi bila razina zalihe ispod koje nikako ne smijete ići (neovisno o programiranoj minimalnoj ili maksimalnoj narudžbi), a da bi sve skupa bilo kompliciranije, sustav možete ograničiti da narudžbe radi npr. jednom tjedno ili maksimalno jednom u 10 dana, a da bi cijela priča bila slađa, možete ubaciti još koju varijablu poput recimo one da prati vrijednost narudžbi koje idu prema dobavljaču jer npr. dobavljač daje ekstra 5% rabata na svaku narudžbu iznad 5.000kn.
Iako se gore opisani mehanizmi mogu iskoristiti u situaciju u kojoj živi većina hrvatskih tvrtki (a ta je kupi/prodaj) prave vrijednosti možete iskoristiti ako koristite neke od optimizacijskih mehanizama, a jedan od najvrednijih je onaj koji se bavi starošću ili pomacima zalihe kroz vrijeme. Naime, mnogi zalihu gledaju kao jednu jedinu stavku u svojoj bilanci i rijetko je ona predmet dublje analize osim ako se njezina vrijednost ne otme kontroli. Zaliha je puno kompleksnija od jedne stavke budući da se neki artikli prodaju jako dobro te se njihova zaliha cijelo vrijeme puni ili prazni, dok se neki drugi artikli prodaju povremeno, a neki samo stoje u skladištu neumorno sakupljaju prašinu i zauzimaju skupocjeni volumen. Analizom pomaka u skladištu kroz neki vremenski period moguće je detektirati smanjenje prometa po nekom proizvodu ili artiklu pa je automatski moguće i smanjiti reorder point, safety stock ili minimum and maximum order parametre, a sve skupa zato kako bi minimalizirali vrijednost zalihe. Primjerice, može biti da trgujete tonerima za printere i u nekom razdoblju imate definirano da naručite 10 komada kada količina na zalihi padne na tri tonera, posao cvjeta i toneri dolaze i odlaze. Nakon nekog vremena ljudi počnu mijenjati svoje printere za novije modele i potrošnja tonera pada i u času kada padne na tri komada vi ćete naručiti novih deset i zakopati se u zalihi koju možda nećete prodati mjesecima ili ikada. Analizom pomaka na skladištu možete uočiti smanjenje prodaje (ili komadno ili vrijednosno) i reagirati na vrijeme prije nego što su novci utrošeni.

Eto, uza sve ostale kratice kojima sam vas napao u posljednje vrijeme dodali smo danas još jednu; MRP. I kao što sam to napisao u jednom od prethodnih tekstova, nužno je prepoznati da imate problem kako bi ga mogli početi rješavati, a informacijski sustavi poput ERPa, MRPa ili MISa rade upravo to – rješavaju problem.

Misao dana:
So I get off the plane and I forget to take off my seat-belt and I’m dragging the plane through the terminal… The wings are knocking people over…